En muchos despachos y administraciones de fincas, el verdadero riesgo ya no está en desconocer la obligación de acudir a un MASC, sino en cómo documentarlo correctamente y cómo garantizar que esa documentación sea localizable y defendible meses después, cuando el juzgado la exige.
La Ley Orgánica 1/2025 no solo impone el intento previo de un Mecanismo Alternativo de Solución de Conflictos en numerosos procedimientos civiles y mercantiles, sino que eleva el nivel de exigencia probatoria: el MASC debe quedar perfectamente trazado, ordenado y acreditado. Y esa gestión, en la práctica diaria, no siempre es sencilla.
La importancia de una correcta documentación del MASC en el despacho
Desde el punto de vista judicial, no basta con afirmar que se ha intentado una solución extrajudicial. Es imprescindible poder demostrarlo con documentación clara, completa y coherente.
Una mala gestión de la documentación del MASC puede provocar:
- Dudas sobre si realmente se ha cumplido el estándar de “esfuerzo razonable”.
- Requerimientos de subsanación que retrasan el procedimiento.
- Riesgos de inadmisión por defectos formales.
- Problemas internos para reconstruir el proceso cuando ha pasado tiempo.
Por eso, la documentación MASC en el despacho se ha convertido en un elemento estratégico del cumplimiento legal, no en un mero trámite administrativo.
Protocolos recomendados para conservar la trazabilidad
Para trabajar con seguridad jurídica, el despacho debería poder acreditar, de forma ordenada:
- Fechas exactas de inicio y cierre del MASC.
- Contenido y medios de las comunicaciones enviadas a la otra parte.
- Intentos reiterados, cuando no hay respuesta.
- Intervención de un tercero neutral, cuando procede.
- Documento final o certificado que resuma todo el proceso.
El problema es que mantener estos protocolos de forma interna exige tiempo, seguimiento constante de plazos y un sistema de archivo sólido. Y en muchos casos, el coste organizativo es mayor de lo que parece.
Herramientas prácticas: por qué muchos despachos externalizan incluso teniendo equipo interno
Un punto especialmente relevante es que incluso despachos que ya cuentan con personal encargado de los MASC están optando por externalizar esta fase en plataformas especializadas como CertiDEMANDA.
¿El motivo? No es la falta de capacidad interna, sino la eficiencia global del sistema:
- Coste: externalizar resulta, en muchos casos, más económico que dedicar recursos propios a una tarea altamente formalista.
- Neutralidad: que sea un tercero independiente quien gestione el MASC refuerza la credibilidad del proceso tanto frente a la parte contraria como ante el juzgado.
- Control de plazos: se elimina el riesgo de olvidos, retrasos o errores en los tiempos legales.
- Certificación: el proceso queda certificado por un tercero especializado, con trazabilidad jurídica completa.
- Organización: todo queda centralizado en una única plataforma.
Al externalizar los MASC con CertiDEMANDA, el despacho dispone, dentro de su área privada, de:
- El histórico completo de todos los MASC gestionados.
- Fechas, estados y evolución de cada expediente.
- Comunicaciones enviadas y documentación asociada.
- Acceso rápido y ordenado a la información, incluso mucho tiempo después.
Esto permite cumplir hoy y acreditar sin fricciones mañana, sin depender de búsquedas internas ni de la memoria del equipo.
Errores comunes en la gestión documental de los MASC
En la práctica, los problemas más habituales suelen ser:
- Envíos informales sin respaldo probatorio suficiente.
- Falta de control sobre reiteraciones cuando no hay respuesta.
- Documentación dispersa en correos, carpetas o sistemas distintos.
- Ausencia de un certificado final claro y estructurado.
Errores todos ellos que no tienen que ver con el fondo del asunto, pero que pueden comprometer el procedimiento.
Conclusión
La Ley Orgánica 1/2025 ha dejado claro que el MASC no solo debe intentarse, sino poder demostrarse con rigor. La trazabilidad documental ya forma parte del estándar profesional exigible a despachos y administradores de fincas.
Por eso, cada vez más profesionales —incluso aquellos con estructura interna suficiente— optan por soluciones que aportan orden, neutralidad, control de plazos y seguridad jurídica en esta fase precontenciosa.
Externaliza para reducir riesgos y ganar control
Delegar la gestión de los MASC en un tercero especializado como CertiDEMANDA permite al despacho cumplir con la ley sin asumir riesgos organizativos, mantener toda la documentación centralizada y afrontar cualquier procedimiento con la tranquilidad de que la fase previa está correctamente cubierta, certificada y siempre disponible cuando el juzgado la requiera.