Cuando una comunidad decide acudir a los tribunales, debe demostrar que antes intentó resolver el conflicto por medios extrajudiciales. En la práctica, muchos procedimientos se rechazan porque ese intento no está bien acreditado y es lógico. La justificación documental se ha convertido en un requisito técnico que exige rigor y trazabilidad, a la par que es un trabajo extra en el día a día, ya de por sí intenso, de un administrador de fincas.
Qué se considera un intento válido en comunidades
Un intento válido es aquel que acredita de forma objetiva que la comunidad buscó una solución amistosa antes de iniciar la demanda. No basta una conversación informal o una carta genérica: debe existir una comunicación formal, verificable y con contenido suficiente para demostrar una verdadera voluntad de acuerdo.
Se considera válido:
- El envío de una invitación expresa a negociar o mediar.
- La realización de dos intentos de contacto si el primero no obtiene respuesta.
- La existencia de pruebas de envío y recepción emitidas por un tercero neutral.
- La propuesta concreta de acuerdo, aunque no haya sido aceptada.
Documentación mínima necesaria
El expediente debe acreditar cada paso con soporte fehaciente. Elementos imprescindibles:
- Copia íntegra de la comunicación remitida al propietario o parte contraria.
- Registro de envío y acuse de recepción, físico o digital.
- Segundo intento documentado, por otra vía de contacto, si no hubo respuesta inicial.
- Informe o certificación sobre las gestiones realizadas, idealmente por un tercero neutral.
- En su caso, la negativa o silencio del destinatario con fecha verificable.
La trazabilidad es lo que convierte un simple intercambio en una evidencia procesal válida.
Cómo presentar el expediente de forma ordenada
El juzgado debe poder verificar el cumplimiento del intento sin revisar correos ni reconstruir fechas. La presentación eficaz incluye:
- Portada con datos de la comunidad, parte contraria y tipo de conflicto.
- Resumen cronológico de las comunicaciones y gestiones previas.
- Anexos con copias certificadas de los documentos enviados.
- Certificación final de quien gestionó el proceso, indicando fechas, medios y resultado.
El orden, la claridad y la trazabilidad son determinantes para que el expediente se considere completo.
Errores comunes al justificar
Los fallos más habituales son:
- Comunicaciones sin prueba fehaciente.
- Falta de un segundo intento tras el silencio del destinatario.
- Documentos sin fechas o sin vinculación clara con el conflicto.
- Confundir actas internas o avisos administrativos con un verdadero intento de resolución.
- Ser parte implicada en el proceso.
Estos errores generan dudas sobre la seriedad del procedimiento y pueden derivar en la inadmisión de la demanda.
Recomendaciones prácticas
- Formalizar el intento de resolución con comunicaciones verificables.
- Mantener un registro cronológico completo de los intercambios.
- Evitar que el propio administrador sea parte emisora: contar con un tercero neutral aporta imparcialidad y credibilidad.
- Emitir un certificado final con trazabilidad jurídica que acompañe la demanda.
Delegar esta gestión en un operador especializado en MASC permite cumplir con la exigencia legal sin sobrecargar al administrador ni arriesgar errores formales. La intervención de un tercero independiente garantiza validez procesal y acreditación completa.
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